Automatische Protokolle
Kontrollprotokolle für jeden Rundgang
Ein Kontrollprotokoll ist das PDF-Dokument, das nach jedem virtuellen Kontrollgang erstellt wird. Es enthält den Namen des Rundgangsablaufs, Datum und Uhrzeit, jede geprüfte Kamera, jeden Checklistenpunkt mit seinem Status, das Kamerabild, anhand dessen der Punkt bewertet wurde, die bei einem Fehler benachrichtigte Wachperson und eine Gesamt-Erfüllungsquote. Protokolle werden automatisch per E-Mail verschickt und im Rundgangsverlauf abgelegt, wo sich jeder Rundgang als Web-Protokoll oder als PDF öffnen lässt.
Inhalt des Protokolls
Was das Protokoll enthält
- Name des Rundgangsablaufs und Standort
- Datum, Start- und Endzeit
- Jede Kamera im Rundgangsablauf mit ihren Checklistenergebnissen
- Status erfüllt oder nicht erfüllt je Punkt
- Das Kamerabild, anhand dessen jeder Punkt bewertet wurde, mit Zoom-Möglichkeit
- Vorher- und Nachher-Bilder bei jedem Punkt, der während des Rundgangs behoben wurde
- Bei automatischen Rundgängen: eine schriftliche Beschreibung der Szene, die darin erkannten Objekte und die Begründung jeder Antwort
- Bei automatischen Rundgängen: eine Bewertung von Gefährdungen und Sicherheitsrisiken für jede Kamera, auch wenn nichts vorliegt
- Bei Fehlern versendete Benachrichtigungen an Wachpersonen
- Gesamt-Erfüllungsquote des Rundgangs
- Art des Rundgangs (Manual oder Auto)
- Status: Completed, Flagged oder Overdue (abgeschlossen, mit Befund, überfällig)
Warum Protokolle zählen
Warum Kontrollprotokolle wichtig sind
Das Kontrollprotokoll ist das Dokument, das alle drei folgenden Anforderungen erfüllt: automatisch erstellt, bei jedem Rundgang, ohne manuellen Aufwand.
- Versicherer verlangen einen Nachweis über die Absicherung durch Kontrollgänge.
- Aufsichtsbehörden wollen Nachweise mit Zeitstempel.
- Prüfer müssen nachvollziehen können, dass Prüfungen stattgefunden haben und Fehler eskaliert wurden.
Unter So wird ein Rundgang durchgeführt (Englisch) sehen Sie, woher jeder Teil des Protokolls stammt. Zusammen mit dem digitalen Wachbuch ergeben diese Protokolle einen lückenlosen Prüfpfad, der die Disziplin bei Kontrollgängen über alle Standorte hinweg belegt.
Protokollerstellung
- 01Rundgang erreicht letzten Kontrollpunkt
- 02Alle Ergebnisse zusammengeführt
- 03Protokoll mit Bildern erstellt
- 04Gemailt und abgelegt
So läuft es ab
Wie ein Kontrollprotokoll entsteht
- 01Der Rundgang erreicht seinen letzten Kamera-Kontrollpunkt, ob manuell oder nach automatischem Zeitplan
- 02Alle Checklistenergebnisse des Rundgangs werden zu einem Datensatz zusammengeführt, jedes mit dem Bild, das an dieser Kamera aufgenommen wurde
- 03Der Datensatz wird als PDF mit Name des Rundgangsablaufs, Zeitstempeln und Ergebnissen je Kamera aufbereitet
- 04Das Protokoll geht automatisch per E-Mail an die eingetragenen Empfänger
- 05Das Protokoll wird im Rundgangsverlauf abgelegt, als Web-Protokoll oder PDF abrufbar und mit der Erfüllungsquote dieses Rundgangs verknüpft
Konfiguration
Empfänger, Aufbewahrung und Exportformate
- • Legen Sie je Standort einen Verteiler fest; jeder Empfänger erhält das PDF, sobald ein Rundgang endet
- • Protokolle bleiben für spätere Abfragen im Rundgangsverlauf; rufen Sie bei Bedarf eine bestimmte Woche, einen Standort oder eine Kamera auf
- • Exportieren Sie ein einzelnes Protokoll oder einen ganzen Zeitraum für Versicherungsfälle, Anfragen von Behörden oder interne Audits
- • Filtern Sie frühere Protokolle nach Status, Completed, Flagged oder Overdue, um Muster schnell zu erkennen
Protokolleinstellungen
- 01Verteiler festlegen
- 02Rundgang endet
- 03PDF an alle Empfänger
- 04Aufbewahrt und filterbar
FAQ
Häufige Fragen
Ja, bei automatischen Rundgängen. Jede Antwort auf einen Checklistenpunkt enthält das Ergebnis und die Begründung dahinter in einfacher Sprache, etwa „the metal gate appears to be closed“ (das Metalltor scheint geschlossen zu sein) oder, bei einer Prüfung auf ausgeschaltetes Licht, „the room appears to be lit, indicating lights might be on“ (der Raum scheint beleuchtet zu sein, das Licht könnte also an sein). Sie lesen ein Argument, statt ein Urteil hinzunehmen. So lässt sich eine falsche Entscheidung erkennen und die Formulierung der Checkliste korrigieren, statt dem Ergebnis stillschweigend zu misstrauen.
Eine schriftliche Beschreibung der Szene, die Zahl der anwesenden Personen, die im Bild erkannten Objekte, eine Bewertung der Gefährdungen, eine Bewertung der Sicherheitsrisiken, das aufgenommene Bild sowie jeden Checklistenpunkt mit Antwort und Begründung. Die Risikobewertungen werden für jede Kamera festgehalten, ob etwas nicht stimmt oder nicht; „none apparent“ (nichts erkennbar) ist selbst ein Ergebnis, und erst eine Reihe solcher Einträge macht den einen, der etwas anderes sagt, handlungsrelevant.
Ja. Jedes Checklistenergebnis trägt das Bild der Kamera aus dem Moment, in dem dieser Punkt geprüft wurde, sodass das Protokoll zeigt, was tatsächlich zu sehen war, und nicht nur das Ergebnis. Ein Punkt, der nicht erfüllt war und während des Rundgangs behoben wurde, trägt zwei Bilder: die Kamera im vorgefundenen Zustand und dieselbe Kamera nach der Behebung. Erst das macht aus dem Protokoll statt einer Liste gemeldeter Probleme einen Nachweis erledigter Probleme. Ein noch offener Punkt trägt das Bild im vorgefundenen Zustand, zusammen mit der schriftlichen Begründung, warum er aussteht.
Protokolle bleiben im Rundgangsverlauf, solange das Konto aktiv ist. Ein Protokoll von vor Monaten ist also noch verfügbar, wenn ein Versicherer oder Prüfer danach fragt. Ein eigener Archivierungsschritt ist nicht nötig.
Ja. Ein Zeitraum mit mehreren Rundgängen lässt sich gemeinsam exportieren. Das geht in der Regel schneller, als für ein Audit oder einen Versicherungsfall einzelne Protokolle nacheinander herauszusuchen.
Alle, die im Verteiler dieses Standorts als Empfänger eingetragen sind. Empfänger lassen sich jederzeit hinzufügen, entfernen oder ändern; die Änderung gilt ab dem nächsten Protokoll.
Flagged (mit Befund) bedeutet, dass der Rundgang gelaufen ist und mindestens ein Checklistenpunkt als nicht erfüllt zurückkam. Overdue (überfällig) bedeutet, dass ein geplanter Rundgang gar nicht gelaufen ist: Der Zeitplan hat ausgelöst, aber der Rundgang wurde nicht abgeschlossen.
Ja. Frühere Protokolle lassen sich nach Kamera, Standort oder Status filtern. So fällt ein Muster schnell auf, etwa eine Kamera, die immer wieder am selben Checklistenpunkt scheitert.
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